在医院招标采购中，普遍存在一个棘手却长期被忽视的现象：每年耗费数月精力完成的数十次招标、数百万金额的后勤、行政等非医用物资的年度协议，签订后相关信息散落在各类供应商平台及 Excel 表内，成为难以查询、无法有效调用的静态数据。临床科室抱怨 “标内商品找不到”，采招办疲于应对标外采购申请，而本应发挥规模优势的协议供应商，却始终难以实现有效管控。

“辛辛苦苦招了个 300 万的日用品标，流程复杂到跑了大半年，最后发现临床还是买不到便宜的标内商品，等于白招了。” 某三甲医院采招办主任的无奈，道出了无数同行的心声。她所在的医院有八大品类年度协议供应商，从日用杂品、窗帘标识到印刷服务，管理方式却五花八门：有的供应商有自建平台，有的仅提供一张 Excel 表格。

“更让人头痛的是，即便供应商有平台，我们作为管理方也控制不了。”她补充道，“那些中标价低的商品，供应商会故意在自家平台上不上架或隐藏起来，让大家找不到、下不了单。结果就是临床科室只能又回头找我们走‘标外’采购申请，这等于说我那300万标白招了，还额外增加了所有人的工作量。”

这种“选择性供货”倒逼科室发起标外采购申请，既让采招办审批压力陡增，也让招标达成的价格优势形同虚设。

这并非个例。行业观察亿企优采发现，标外采购频繁在医院采招场景中十分突出——大量本可通过标内完成的采购难以落地，倒逼科室反复提交标外申请，直接增加大家的工作量。这一乱象背后的核心矛盾，正是现有信息化系统与医院采购场景的错位，最终形成了“管理孤岛”。

一、系统错位：被主流信息化忽视的“最后一公里”

在 HIS、ERP、WMS 系统高度普及的今天，医院采购为何还在依赖 Excel？深入众多医院场景调研后，亿企优采发现，根源在于现有系统的设计理念与标内协议采购场景的错位：

HIS 系统：核心聚焦诊疗结算与药品耗材库存，无法覆盖日用品、服务等跨品类物资的 “寻源” 需求，更谈不上标内目录锁定；

ERP 系统：重心是财务合规与资源计划。其采购模块是围绕“审批流”设计的“管控工具”，而非面向临床的“服务平台”，缺乏友好的采购导购与决策支持能力。当它面对临床科室高频、琐碎、亟需便捷的“服务场景”时，天然显得笨重、僵化，无法扮演一个友好的“采购导购”角色。

仓库管理系统（WMS）：仅关注货物到院后的收发存，它只关心“货在哪里、数量多少”，而“货是谁家的、该是什么价”这类采购源头问题，在其职责与设计之外。更进一步，即便是医院内部流转采购申请的OA系统或采管系统，其核心也只是定义“流程由谁批”，而非回答“该向谁买、以何价买”。它优化了签批路径，却无法为决策本身提供任何依据。

“从合同签订到订单生成之间，存在一个巨大的真空地带。” 亿企优采指出，招标结果无法有效触达最终用户，协议执行全靠人为推动，导致效率和合规性双双打折，这正是医院采购管理的 “最后一公里” 盲区。

二、核心诉求：医院需要的不是“更重”的系统，是精准适配的工具

面对临床“查标内商品要跨多个平台、翻不同Excel”的难题，我们不是没意识到要优化，但一直没找到合适的办法。“现在供应商有的有自建电子平台，有的只给Excel表，临床要查个标内商品得来回切换、逐个核对，真的怕被临床投诉‘太麻烦’，我们看着也着急却没辙。” 某三甲医院采招办主任坦言，采招办需要的是能整合现有资源、解决实际麻烦，而非给现有工作“雪上加霜”的工具。

结合行业共性需求，医院的核心诉求其实非常明确，而这些诉求均能通过亿企优采实现精准匹配：

1.一个统一的院内“购物页面”：让临床科室能像逛淘宝、京东一样，查询所有标内商品的供应商、价格、联系方式，无需跨平台奔波——这正是医院标内采购门户的核心能力；

2.一把“管理的锁”：锁定中标目录和价格，禁止供应商随意增减商品或调价，从源头减少标外采购；

3.一个“智能的搜索助手”：解决不同科室对同一商品称呼不同导致的搜索难题，能快速辅助精准查找——这正是内置的AI语义识别搜索功能，无论临床科室输入何种叫法，系统都能智能匹配标内商品，提升搜索效率，让“找到”变得简单。

医院非医用物资采购中“招标成果难以高效盘活、标外采购激增”的困局，本质是信息化建设与实际采购场景的适配性不足。破解这一难题，核心不在于推倒现有系统重建“重”架构，而在于找准“合同签订到订单生成”的流程盲区，以轻量整合的思路打通信息壁垒——既满足临床科室便捷查询、精准寻源的使用需求，又实现采招办对中标目录、供应商行为的刚性管控，同时适配不同规模医院的落地能力。唯有让技术工具真正贴合采购全流程的核心诉求，才能让每一次招标的价值落到实处，推动医院采购从“粗放管理”迈向“精细高效”。