在工作中，你一定开过很多次毫无意义的会议，但它们其实不必如此。

你是否觉得每天都被些奇奇怪怪的事情，占用了大量的工作时间？

开会，就是其中一件。

当然啦，也不是所有的会议都是浪费时间。如果方法得当，开会可以解决关键问题以及有效的传达信息。

开一场高效的会议的关键，是准备，问正确的问题。在让你的团队参加一个会议之前，不妨试试先问自己以下这些问题吧。

1 .这个会非开不可吗？

这个问题可能看起来很弱智，一般来说公司都会有每周例会、季度大会等。人们常常把这些“会议”视为惯例，而却没有真正思考召开这些会议的原因。

劳拉·范德坎普(Laura Vanderkamp)在她的一篇文章中写到，例会往往有且只有一个目的:“确保每个人都在做工作。”但范德坎普认为，如果你有一个高效的团队，例会就不是必要的了。例会不仅浪费了团队宝贵的工作时间，当他们回到自己的办公桌工作之前，还会有一个 “过渡周期（员工在进入工作状态前，常会检查邮件和使用社交媒体）”。

2. 此次会议的目的是什么?

如果这仅仅是为了例行公事，那请更进一步地问你自己，你希望从这次会议中得到什么?在2016年微软的一项研究报告中显示，大多数的公司会议并没有经过适当的规划，67%的会议甚至没有具体议程。如果连会议的发起人都不知道“会议”的目的，那就更别提制定会议计划了。要知道，任何没有提前规划的事情，必然会浪费无谓的时间。

3．怎么样让这次会议内容令人难忘呢?

首先让我们来面对现实，即使每次开会都是全勤，但有人迟到，有人开小差，有人不做笔记，因此错过了许多重要的信息，之后遇到了问题再反复询问，十分没有效率。你可以给会议设计一个独特的“元素”。例如：TINYpulse公司每天8:48分的早会， Etailz公司会议结束后的问答环节等等。一点小创意，可以改变团队对“开会”这件事的抵触心理。

4. 在开会之前，我需要告诉团队什么?

人们总说，不打无准备之仗，开会也是。没有做好充分准备的团队，都不知道在会议上该说些什么，所以领导者也不能因为他们没有好的想法而责怪他们，因为事先没有给他们足够的时间来准备。一般来说，会议会分为以下几类:信息共享会议、创造性讨论会议和协调工作会议。对于牵扯创造性讨论和协商的会议来说，越早告知参与者会议将会讨论的主题，他们就越有准备，不然参会者则需要花许多额外的时间来处理信息和思考问题。

5．需要参加会议的人是谁?

每个人都会有因为手机或邮箱被乱七八糟的信息塞满时烦躁的体会。要知道，没有人会想要参加和自己“无关”的会议，也没有人愿意每周花好几个小时，甚至几天来开会。如果会议内容并不涉及他们的实际工作，那还不如待在办公室里办公。亚马逊CEO杰夫·贝索斯(Jeff Bezos)倡导 “两个披萨”的开会原则，开会的人数不能超过2个比萨的食用人数。这一人数限制确保了小团队极高的效率，尤其是在选取了合适的决策者参加会议时。

6．如何把议程变成行动?

会议是要讨论的，但如果你在“议程”中所有的内容都是“讨论A\B\C”，可能会在结束会议后没有人意识到下一步该做什么。聪明的领导者往往建议将项目转化为问题。例如，将主题：“讨论工作时间表”改为“何时完成这些工作?”这样，团队就可以清楚地看到和意识到下一步该做的事情了。

7 .如何确保每个人都参与了会议?

如果一个会议被一到两个强势的声音所主导，那将会降低会议效率。毕竟，会议的目的是交换思想。如果组织不能确保所有人都参与了会议讨论，那他们就会错过一些非常有价值的、不同角度的观点。

8. 如何确保会议最好地利用了每个人的时间?

“开会”是一件成本很高的事情，它将会损失所有与会人员的机会成本（开会时间可做的工作）。太多非必要的会议内容，会消耗公司的生产力，降低其前进的步伐。

而关键的关键——会议是否成为对每个人有限时间的最佳利用。正如fintech初创公司Tala的首席执行官所说:“走进任何一个会议，重要的是要记住，房间里的每个人都牺牲了自己的一部分时间。”当发言者以一种尊敬的态度对待人们的时间时，会议就变成工作中的正能量，而不是一件“必须要做”的事情。

开会是每家公司都不可避免的，也正因如此，保证每一次会议的高效，是一家公司具有组织性和专业性的最好体现。

文：小欧

编辑：Melody

排版：一橙