下班时间，电话那头的君君略带哭腔的说：“你不知道，我每天有多忙，上百封的邮件待处理，还要不时参加无关的会议，常常每天晚上加班到22：00都还要将工作带回家处理邮件。”

“最委屈的是，居然上司还说训斥我不会管理时间，每天忙忙忙……却忙不出个成绩来，工作杂乱无章……”

上百封邮件？难道每一封都必须你亲自决策？

电子邮件作为企业内部沟通和传递文件，外部商务往来的一种重要又常见的方式。很多人离开办公室哪怕仅一天，回来后会发现收件箱里塞满上百封邮件。尝试用以下方式会使你在处理电子邮件上花费最少的时间。

1、 减少你接收邮件的数量

认真梳理下你的邮箱里的邮件，看看有多少是不需要你知悉或决策的邮件，要求那些发送者将你的邮件地址从发送列表中移除，并退订一些新闻邮件或对你毫无价值的其他信息，并制定好自己的收发邮件群组。

2、仔细地构思邮件和回复邮件

主题行的内容请与邮件正文相呼应，邮件内容要简明扼要，切中主题，减少闲谈和不必要的客套。尽量使用列举类目的方式，而不是长篇边大论的编写大段句子。并清晰的设定与邮件内容相关的人，发给谁抄送给谁，尽量避免使用”全部回复”功能。

比如说，你要发一个会议通知，那么主题是关于XX的会议，每行列出时间：XX；地址：XX；参会人：XX。之后，1、2、3……排序列出讨论的内容。

3、勤快而又从容

在每天的上午和下午的时间分配15-30分钟时间集中处理邮件，并在每天工作结束是处理完当天收到的所有邮件。

当然，你必须在其他时间关闭邮件提醒功能，并强制抑制祝自己每隔几分钟就想要查看邮件的冲动，保证在处理其他事情的时候不被突然而来的邮件打断你的思路。

4、运用4D原则，争取将每一封邮件处理到位

Decide（决定）

迅速处理那些可以直接决定的邮件，比如那些能直接决策的邮件，咨询邮件等；

Deleted（删除）

如果邮件不需要你回复，并且和你现在的工作无关，或者所含的信息可以从其他的邮件中国找到的，请直接删除它。

比如，你是行政部的经理，公司市场部入职一位新员工，邮件抄送你知悉，而行政考勤表已由人事部添加在系统中，不需要你为此做任何决策和动作，那么请删除这类型邮件。

Delegate（授权）

很多时候，很多工作你可以授权，那么请立即进行，将邮件转发给适当的部门适合的人，转发后删除原始邮件，或是转移到你的参考文件夹或者跟踪系统文件中。

比如：你负责市场，行政部要求提供公司广告画面的AI文件，那么请转发设计部，由设计部同事提供，然后删除。

Defer（延后处理）

如果邮件所涉及的问题只有你能处理，并且不是几分钟内就能完成的，那么轻言后处理，但你处理完其他邮件后再去解决。

很多时候，我们高估了自己的重要性，也低估了合理规划时间对工作的帮助，不断的堆积邮件会影响处理事情的情绪并受到未处理邮件的干扰。因此有效的处理邮件能帮你节省时间，并澄澈你的思路。

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